36 AYLIK SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi) ve YBBYS (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi ) HİZMETİ ALIMI

2021/311596 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi) ve YBBYS (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) Hizmeti Alımı (1. kısım)” İhalesi

Akgün Bilg. Prog. ve Hizm. San. Tic. A.Ş.,

Karabük İl Sağlık Müdürlüğü,

Karabük İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 26.07.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi) ve YBBYS (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) Hizmeti Alımı (1. kısım)” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilg. Prog. ve Hizm. San. Tic. A.Ş.nin 04.10.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 07.10.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.10.2021 tarih ve 48622 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.10.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2021/1716 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin birinci kısmına ilişkin olarak,
1) Ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahipleri tarafından, İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin (a) bendinin (2) numaralı alt maddesindeki düzenleme uyarınca beyan edilmesi gereken bilgilerin beyan edilmediği ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38’inci maddesine uygun şekilde ilgili belgelerin sunulmadığı, Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler formunda vekâletnamelerde şirketi temsile yetkili kılınan kişilerin ayrı satır açılarak gösterilmediği, pay defterlerinin sunulmadığı,
2) Ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahipleri tarafından belgelerin İdari Şartname’nin 7.9’uncu maddesine uygun şekilde sunulmadığı, imza sirküleri, vekâletname, pay defteri, imza beyannamesi vb. belgelerin noter onaylı olarak ibraz edilmediği,
3) Ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahiplerinin tekliflerinin İdari Şartname’nin 48.2’nci ve 48.3’üncü maddelerine uygun olmadığı, teklif edilen LBYS, PACS, KDS yazılımlarının isteklilerin kendisine ait olmadığı, bu hususun demonstrasyon aşamasında tespit edilebileceği, söz konusu aşamada bahse konu maddelerin karşılanması amacıyla teklif edilen üründen farklı ürünle demonstrasyon yapılıp yapılmadığı hususunun yeterli şekilde incelenmemesinin mevzuata aykırı olduğu,
4) Ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahipleri tarafından İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi kapsamındaki belgelerin beyan edilmediği ve sunulmadığı,
5) Ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahipleri tarafından Teknik Şartname’nin 6.1.29’uncu maddesiyle istenilen belgenin beyan edilmediği ve sunulmadığı,
6) Demonstrasyon aşamasının İdari Şartname’nin 7.7.2’nci ve Teknik Şartname’nin 6.4’üncü maddeleri doğrultusunda gerçekleştirilmediği; demonstrasyon süresinin yazılımların yeterliliğinin ölçülmesi için yeterli olmadığı, isteklilerin söz konusu sürede Şartname’deki tüm kriterleri göstermelerinin teknik açıdan mümkün olmadığı; ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi isteklinin uygulamalarında kullandığı VTYS’nin açık kaynak kod ürün olduğu, halihazırda isteklinin açık kaynak kod ürün ile işini yürüttüğü bir idare bulunmadığı, bu durumun isteklinin demonstrasyonu teklif ettiği açık kaynak kod ürün ile gerçekleştirmediğini gösterdiği; Teknik Şartname’nin 6.4.5’inci maddesinde en fazla 10 takvim günü içerisinde verilerin aktarılacağının düzenlendiği, ancak iki istekliye de aktarım için daha uzun süre verildiği, isteklilere sadece VEM aktarımlarının sorulduğu, VEM’de bulunmayan verilerin aktarılıp aktarılmadığının sorgulanmadığı; sonuç olarak demonstrasyon işlemlerinin gerektiği şekilde gerçekleştirilmediği, ilgili isteklilerin teklif ettiği yazılımların yeterliliği konusunda eksik değerlendirme yapıldığı,
7) İhale komisyonunda ihale konusu işin uzmanı olarak nitelendirilebilecek (HBYS konusunda sertifika veya ön lisans/lisans diploması sahibi) üyelerin bulunmadığı, bu itibarla demonstrasyon aşamalarının sağlıklı şekilde gerçekleştirilmediği iddialarına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
İhale ilan tarihinde yürürlükte bulunan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler ” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,
a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,
b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.
(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükümleri,
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:
a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri(anonim şirketler tarafından her durumda bu bilgileri gösterir pay defteri),
…
d) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi…” düzenlemeleri bulunmaktadır.
Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından yeterlik bilgileri tablosunda Ankara 35. Noterliğince 18.04.2019 tarih ve 9081 sayı ile düzenlenmiş imza sirküleri, Ankara 35. Noterliğince 30.12.2020 tarih ve 33309 sayı ile düzenlenmiş vekâletname, Ankara 35. Noterliğince 17.03.2021 tarih ve 06279 sayı ile sureti çıkarılmış vekile ait imza beyannamesi, bir ortak ve iki yöneticiye ait isim, T.C. kimlik numarası ve ortaklık oranı, beş adet Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi tarih ve sayısı, 27.12.2013 tarihli ve 36738 sayılı pay defteri bilgilerinin beyan edildiği, idarece talep edilmesi üzerine bu bilgilere ilişkin belgelerin sunulduğu, belge ve bilgilerin teyit edilebildiği görülmektedir.
Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Teknoritma Yazılım Hizmetleri A.Ş. tarafından yeterlik bilgileri tablosunda Ankara 55. Noterliğince 08.04.2019 tarih ve 3315 sayı ile düzenlenmiş imza sirküleri, bir ortak ve bir yöneticiye ait isim, T.C. kimlik numarası ve ortaklık oranı, bir adet Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi tarih ve sayısı, 18.04.2016 tarihli ve 05264 sayılı pay defteri bilgilerinin beyan edildiği, idarece talep edilmesi üzerine bu bilgilere ilişkin belgelerin sunulduğu, belge ve bilgilerin teyit edilebildiği görülmektedir.
Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin yeterlik bilgileri tablosu sunulan ve tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde istenilmediği anlaşılmıştır.
Yukarıda yapılan tespitler çerçevesinde isteklilerce İdari Şartname’de talep edilen bilgilerin beyan edildiği ve idarece talep edilmesi sonrasında teyit edici belgelerin sunulduğu görüldüğünden, iddiaya konu edilen Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin ise tekliflerin elektronik ortamda alındığı başvuru konusu ihalede sunulmasına gerek olmadığı anlaşıldığından iddiaların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
İdari Şartname’nin 7.9’uncu maddesinde “7.9. Belgelerin sunuluş şekli:
7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur.
7.9.2. İstekliler, bu madde kapsamında idarece talep edilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
7.9.3. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.9.4. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabilirler…” düzenlemelerine yer verilmiştir.
Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Teknoritma Yazılım Hizmetleri A.Ş. tarafından yukarıda belirtildiği üzere imza sirküleri, vekâletname, pay defteri, imza beyannamesinin idarece talep edilmesi üzerine sunulduğu ve bu belgelerin noter onayı taşıdığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen hususlar çerçevesinde imza sirküleri, vekâletname, pay defteri, imza beyannamesi vb. belgelerin noter onaylı olarak sunulmadığı iddiası yerinde görülmemiştir.
3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:
İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:
…
ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:
1- SBYS için teklif verecek istekliler ihale tarihinde Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi Aktif HBYS, PACS, LBYS, KDS ve KMBYS listesinde olduğunu belgelendirmelidir. İhale dosyasında üretici olduğunu gösterir yetki belgelerini teklif dosyasında sunmalıdır…” düzenlemelerine,
Aynı Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 48’inci maddesinde “…2- İhaleye sadece asıl üreticiler teklif verecektir. Bayilik alan firmalar kesinlikle ihaleye giremez. Yüklenici bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel Kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif verenin kendi ürünü olmak zorundadır. Ayrıca teklif edilen HBYS, PACS, LBYS ve KDS yazılımı aynı çekirdek yapıda geliştirilmiş olmalıdır.
3- SBYS genelinde tüm yapı ve mekanizmalarda veri bütünlüğü, tutarlığı ve entegrasyonun en üst düzeyde sağlanabilmesi amacıyla teknik şartname kapsamında belirtilen tüm modüller mutlak surette yüklenici firmanın ürünü ve aynı çekirdek altyapıya sahip olmalıdır…” düzenlemelerine yer verilmiştir.
Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından idarece talep edilmesi üzerine Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü bünyesindeki “kts.saglik.gov.tr” portalından alınmış HBYS, PACS/RIS, LBYS, KDS ve KMBYS üreticisi olunduğuna ilişkin yetki belgelerinin ve aktif HBYS, PACS/RIS, LBYS, KDS ve KMBYS listelerinin sunulduğu, yetki belgelerinin düzenlenme-geçerlilik tarihlerinin 16.07.2021/31.07.2021 olduğu tespit edilmiştir.
Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Teknoritma Yazılım Hizmetleri A.Ş. tarafından idarece talep edilmesi üzerine Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü bünyesindeki “kts.saglik.gov.tr” portalından alınmış HBYS, PACS/RIS, LBYS, KDS ve KMBYS üreticisi olunduğuna ilişkin yetki belgelerinin ve aktif HBYS, PACS/RIS, LBYS, KDS ve KMBYS listelerinin sunulduğu, her bir yetki belgesinin birinin düzenlenme-geçerlilik tarihleri 14.07.2021/29.07.2021, diğerinin 10.08.2021/25.08.2021 olacak şekilde iki adet düzenlendiği tespit edilmiştir.
Öte yandan, her iki istekli bakımından da Teknik Şartname’nin 6.4’üncü maddesi uyarınca ihale komisyonunun uzman üyelerince demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirildiği ve isteklilerin teklif ettiği ürünlerin uygun bulunduğu, bu hususun tutanak altına alındığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde; adı geçen iki istekli tarafından teklif edilen yazılımın üreticisi olunduğuna ilişkin İdari Şartname’de istenilen belgeleri sunduğu ve bu belgeler üzerinden aktif HBYS, PACS/RIS, LBYS, KDS ve KMBYS üreticisi olunduğunun anlaşıldığı; İdari Şartname’de yazılımların/modüllerin aynı çekirdek altyapıya sahip olup olmadığı hususunun isteklilerce belgelendirilmesine yönelik bir düzenleme yapılmadığı, dolayısıyla bu şartın sağlanıp sağlanmadığının kontrolünün demonstrasyon aşamasında gerçekleştirilebileceği, demonstrasyon tutanaklarına göre de her iki isteklinin teklif ettiği ürünlerin uygun bulunduğu; teklif edilen üründen farklı ürünle demonstrasyon yapılıp yapılmadığı iddiasının ise mevcut bilgi ve belgeler üzerinden tespiti yapılabilecek bir husus olmadığı; bu nedenlerle iddiaların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
4) Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:
İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:
…
ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:
1-SBYS için teklif verecek istekliler ihale tarihinde Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi Aktif HBYS, PACS, LBYS, KDS ve KMBYS listesinde olduğunu belgelendirmelidir. İhale dosyasında üretici olduğunu gösterir yetki belgelerini teklif dosyasında sunmalıdır.
2-Tüm yazılımlar grafik arayüzlü olmadır. Dördüncü ve/veya gerekli olursa beşinci kuşak (4GL ve 5GL) programlama dilleri ile geliştirilmiş olmalıdır. Yüklenici firma yazılım geliştirme araçlarını teklif aşamasında belirtmelidir.
3-İstekli uygulamalarında kullanacağı VTYS?yi teklifinde belirtmelidir…” düzenlemeleri,
Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyenler ile yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan veya yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir…
36.2. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen ya da bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgelerde yer alan bilgiler arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez ancak ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır…” düzenlemeleri bulunmaktadır.
Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından yeterlik bilgileri tablosunda; Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi aktif HBYS, PACS, LBYS, KDS ve KMBYS listesinde olunduğunun ve yetki belgelerinin bulunduğunun; grafik arayüzlü şekilde dördüncü kuşak (java yazılım geliştirme ailesinden) programlama dilleri kullanılarak yazılımların geliştirildiğinin; uygulamalarda PostgreSQL (Açık Kaynak Kodlu) Database Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS) kullanılacağının beyan edildiği; idarece talep edilmesi üzerine bu bilgilere ilişkin belgelerin sunulduğu görülmektedir.
Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Teknoritma Yazılım Hizmetleri A.Ş. tarafından yeterlik bilgileri tablosunda; Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi aktif HBYS, PACS, LBYS, KDS ve KMBYS listelerine ilişkin internet sayfası bağlantılarının ve yetki belgelerinin düzenlenme ve geçerlilik tarihi ile doğrulama kodlarının; grafik arayüzlü şekilde 4GL ve 5GL programlama dilleri kullanılarak yazılımların geliştirildiğinin ve yazılım geliştirme araçlarının adlarının (agile development, microsoft.net mvc, microsoft asp.net, microsoft visual studio, c#, ext.js, SQL); veri tabanı yönetim sisteminin açık kaynak kodlu olmadığının, teklif ettikleri ürünün microsoft SQL 2008R2 Sp1, microsoft SQL 2016 ve tercihen microsoft SQL 2019 VTYS sürümleri ile %100 uyumlu olduğunun beyan edildiği, idarece talep edilmesi üzerine bu bilgilere ilişkin belgelerin sunulduğu; yetki belgelerine ilişkin beyan edilen tarih ve kod bilgileriyle sunulan belgelerdeki bilgilerin örtüşmediği görülmektedir.
Yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde; her iki istekli tarafından İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi kapsamındaki belgelerin beyan edildiği ve idarece talep edilmesi üzerine sunulduğu; ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi tarafından yetki belgelerine ilişkin beyan edilen bilgilerle sunulan belgelerdeki bilgiler örtüşmemekle birlikte, bilgileri beyan edilen belgeler üzerinden de sunulan belgeler üzerinden de ihalede öngörülen şartların sağlandığı anlaşıldığından, bu durumun İdari Şartname’nin 36.2’nci maddesi uyarınca teklifin geçerliliğini etkilemediği; bu nedenlerle iddiaların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
5) Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilginlerin e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.:
…
ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,
…
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:
1-SBYS için teklif verecek istekliler ihale tarihinde Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi Aktif HBYS, PACS, LBYS, KDS ve KMBYS listesinde olduğunu belgelendirmelidir. İhale dosyasında üretici olduğunu gösterir yetki belgelerini teklif dosyasında sunmalıdır.
2-Tüm yazılımlar grafik arayüzlü olmadır. Dördüncü ve/veya gerekli olursa beşinci kuşak (4GL ve 5GL) programlama dilleri ile geliştirilmiş olmalıdır. Yüklenici firma yazılım geliştirme araçlarını teklif aşamasında belirtmelidir.
3-İstekli uygulamalarında kullanacağı VTYS’yi teklifinde belirtmelidir.
4-YBBYS için teklif verecek istekliler; YBBYS yazılımlarının Sağlık Bakanlığın Aktif YBBYS Listesinde (https://kayittescil.saglik.gov.tr/) ihale tarihi itibari ile yer almalıdır. İlgili liste ve kayıt tescil belgesi teklif dosyasında sunulmalıdır.
5-YBBYS ISO 9001, ISO 20000, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 15504 SPICE ya da CMMI kalite belgelerine sahip olmalıdır, ilgili belgeleri ihale dosyasında sunmalıdır.
7.5.5 Bu Şartname ile 7.5.4. maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz…” düzenlemelerine,
Teknik Şartname’nin 6.1.29’uncu maddesinde “İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının %100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm (versiyon) bilgilerini bir belge halinde ihale teklif dosyasında sunmalıdır.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi isteklilerce yeterlik bilgileri tablosunda teklif edilen uygulama yazılımının uyumlu olduğu veri tabanı yönetim sistemi ve işletim sistemlerinin isim ve sürüm bilgilerinin beyan edildiği, idarece talep edilmesi üzerine bu bilgilere ilişkin belgelerin sunulduğu görülmektedir.
Yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde; Teknik Şartname’nin 6.1.29’uncu maddesinde sunulması istenilen işletim sistemlerine ilişkin belgenin, İdari Şartname’de istenilmediğinden yeterlik kriteri olarak dikkate alınamayacağı, İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinin 3 numaralı alt maddesindeki “ İstekli uygulamalarında kullanacağı VTYS’yi teklifinde belirtmelidir.” düzenlemesine konu bilgilerin ise her iki istekli tarafından da beyan edildiği ve ilgili belgelerin sunulduğu; bu nedenlerle iddiaların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesinde “1- İdarece gerek görülmesi halinde İhaleye katılan ve teklif dosyasında eksiği bulunmayan firmalar demoya çağrılacaktır.
2- Demo, ekonomik açıdan en avantajlı firmadan başlayacak olup, demonstrasyon yeri, tarihi ve saati, istekli firmaya EKAP aracılığı ile yazılı olarak tebliğ edilecektir.
3- Demonstrasyon Karabük Eğitim ve Araştırma Hastanesi toplantı salonunda yapılacaktır.
4- İstekliler demonstrasyona teknik şartnamede belirtilen tüm hususları gösterecek şekilde tüm donanımlarıyla hazır olarak geleceklerdir.
5- Demo sonucuna göre yeterli görülen 1.(Birinci) en avantajlı teklif ile 2.(İkinci) en avantajlı teklifler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo istenmeyecektir.
6- Demo istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısında belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları zorunludur.
7- Belirtilen tarih ve saatte demonstrasyona gelmeyen istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.
8- Demonstrasyon ile ilgili ayrıntılı bilgi teknik şartnamede mevcuttur.” düzenlemeleri,
Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 6.4’üncü maddesinde “6.4.1. Sağlık hizmet sunucularında hizmetin kesintiye uğramadan devam etmesi esasına dayanılarak bu proje kapsamında hizmet alım yöntemi ile alınacak olan ürünlerin, hizmetlerin teknik şartname uygunluğunun tespit edilmesi, ihale komisyonunca isteklilerin teklif etmiş oldukları ürünlerin uygunluğunun teyit edilebilmesi için Tekliflerin Değerlendirilmesi aşamasında, uygulamalı demonstrasyon yapılacaktır. Teknik şartnamede belirtilmiş olan ürünler sözleşme sırasında üretilecek, geliştirilecek veya yapımı devam eden yazılımlar olmayacağından söz konusu demonstrasyonda bu modüllerin tamamının bitmiş ve çalışır durumdaki halleri gösterilecektir.
Demo süreci iki ana bölümden oluşacaktır.
6.4.2. Birinci aşama: İsteklinin SBYS yazılımının, teknik şartnameye uygunluğunu göstermek, komisyonun soracağı sorulara cevap vermek/göstermek için idarenin belirlediği bir mahalde yapacağı uygulamalı sunum.
6.4.3. İkinci aşama: Hastanemizin 2 aylık geçmiş dönemine ait alınan kısıtlı verilerin 10 takvim günü içerisinde, veri gizliliğini ve güvenliğini aksatmayacak şekilde aktarılmış halini; İsteklinin, kendi SBYS sisteminde göstermesidir.
6.4.4. İdare kısıtlı verileri firmaya idare ile gizlilik sözleşmesi imzaladıktan sonra tutanakla teslim edecektir.
6.4.5. Firmadan, kısıtlı verilerin tesliminden itibaren en fazla 10 takvim günü içerisinde verileri kendi sistemlerine doğru ve eksiksiz şekilde aktarılması istenecektir.
6.4.6. Değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp katılmayan firmalar ihale dışı bırakılacaktır. Her hangi bir aşamaya katılmayan ve/veya yeterlilik alamayan firma ihaleden elenecektir.
6.4.7. Demo uygulaması, şartnamede yazılı tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özeliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır.
6.4.8. İhaleye katılan ve teklif dosyasında eksiği bulunmayan firmalar demo’ya çağrılacaktır. Demo, teklif dosyası yeterli görülen ve en düşük fiyatı veren firmadan başlayacak şekilde olacaktır ve demonstrasyon yeri ve saati, isteklinin idareye bildirdiği temsilcisine yazılı olarak tebliğ edilecektir. İhaleye katılan ve teklif dosyasında eksiği bulunmayan firmalar demo’ya çağrılacaktır. Demonstrasyon Karabük Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi toplantı salonunda yapılacaktır. Demonstrasyona katılım tarih ve saati ayrıca ihale sonrasında isteklilere yazılı olarak bildirilecektir. İstekliler demonstrasyona teknik şartnamede belirtilen tüm hususları gösterecek şekilde tüm donanımlarıyla hazır olarak geleceklerdir.
6.4.9. İsteklinin yapacağı yeterlilik demonstrasyonu sonunda İhale Komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmeleri sonrası teklifi geçerli sayılan en düşük fiyat teklifi veren firmadan başlanarak yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1.(Birinci) en avantajlı teklif ile 2.(İkinci) en avantajlı teklifler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo istenmeyecektir.
6.4.10. Demo istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısında belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları gerekmektedir. 4734 ve 4735 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilmiş olan mücbir sebepler dışında herhangi bir gerekçe ile ek süre verilmeyecektir. Belirtilen tarih ve saatte demonstrasyona gelmeyen istekli ihale dışı bırakılacaktır.
6.4.11. Demo sırasında kullanılacak sette, kişilere ait gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacak, ancak aynı karakter dizinine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden hazırlanan veriler yer alacaktır. Bildirilen/tebliğ edilen tarihte istekli firma demo için kurumumuzda hazır bulunacaktır. Demo saatinden önce istekli firmanın hazırlıklarını tamamlaması için demo yapılacak yer teslim edilecek ve demo için kurumumuzun imkânları ölçüsünde yardımcı olunacaktır. İstekli firma demo saatinden 1 saat önce hazırlıklarını tamamlamış olacaktır. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 7 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir; bu 7 kişiden 1 kişi istekli adına imza yetkisine sahip olacaktır. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.
6.4.12. Demoda kesintilerin yaşanmaması için istekliler Mobil İnternet cihazları ile demoya devam edebilir. Ancak Mobil internete erişim için gerekli donanımlar isteklilerce karşılanır. SMS iletişimi gerektiren modüllerin tanıtımı ve teknik şartname maddelerinin sorgulanması için istekliler teklif ettikleri uygulama yazılımı (SBYS) ile entegre ettikleri herhangi bir GSM operatörü ile uygulamaları gösterebilirler. GSM iletişim giderleri demo süresince isteklilerce karşılanacaktır.
6.4.13. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler isteklilerce karşılanır. İhale komisyon üyelerinin karar verme sürecine yardımcı olacak ve demoda donanım gerektiren özelliklerin gösterilebilmesi için İstekliler en az 1 adet VTYS Sunucusu, 1 adet Uygulama Sunucusu, 1 adet iş istasyonu, 1 adet projeksiyon, 1 adet barkod yazıcı, 1 adet lazer yazıcı, 1 adet barkod okuyucu, 1 adet scanner, 1 adet webcam bulunduracaklardır. Teknik şartnamede bulunan raporların çıktılarının alınması için istekliler ihtiyaç olabilecek kadar kâğıt ve barkod etiketi bulunduracaklardır. Online uygulamaların gösterilebilmesi için imkânlar ölçüsünde kurumumuz tarafından isteklilere internet erişimi sağlanacaktır. Web uygulamalarının gösterimi sırasında olası internet kesintilerine karşı isteklilerin hazırlıklı olması beklenir.
6.4.14. İsteklilerin teklif etmiş oldukları uygulama yazılımının teknik şartnameyi karşılama düzeyinin sağlıklı ölçülebilmesi için, teknik şartnamede belirtilmiş olan tüm özellikler ihale komisyonunca detaylı olarak sorgulanacaktır. Teknik şartnamede bulunan maddeler ve bu maddelere bağlı alt başlıkların tamamının karşılanması beklenir.
6.4.15. Demo’da ihale komisyon üyeleri teknik şartnamede belirtilen maddelere istinaden farklı uygulama senaryolarını test edebilirler. Demo esnasında ihale komisyonunca sorulacak sorulara uygulamalı olarak cevap verilecektir. Şu an hazır değil, bilgisayarda sorun var, başka versiyonumuzda bu özellik mevcut, sözleşme aşamasında yaparız, vb. cevap niteliği taşımayan cevaplar değerlendirmeye alınmayacak ve sorulan özelliğin olmadığı varsayılacaktır.
6.4.16. Teknik şartnameye uygun olmayan cevaplar ve karşılanamayan maddeler ihale komisyonunca tutanak altına alınarak firma temsilcisi ile birlikte imzalanır. İhtilafların oluşması durumunda kullanılmak üzere tüm demonstrasyon oturumları sadece ihale komisyonunca kamera ile kayıt altına alınabilir.
6.4.17. Firma temsilcisinin tutanakları imzadan imtina ettiği durumlarda ihale komisyonu, Demo Sonuç Tutanağına, firmanın imzadan imtina ettiği belirtilerek, tutanakları imzalar ve demonstrasyonu sonlandırabilir.
6.4.18. Demo yapacak olan istekliler demo için herhangi bir ücret talep edemezler. Demo için gerekli olan tüm donanım ve sarf ücretleri isteklilerce karşılanacaktır.” düzenlemeleri bulunmaktadır.
Her iki istekli bakımından da Teknik Şartname’nin 6.4’üncü maddesi uyarınca ihale komisyonunun uzman üyelerince demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirildiği ve isteklilerin teklif ettiği ürünlerin uygun bulunduğu, bu hususun tutanak altına alındığı tespit edilmiştir.
İdarece ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.ye 26.07.2021 tarihli yazıyla 02.08.2021 tarihinde saat 10:00’da, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Teknoritma Yazılım Hizmetleri A.Ş.ye ise 09.08.2021 tarihli yazıyla 11.08.2021 tarihinde saat 10:00’da demonstrasyon için hazır bulunmaları gerektiğinin bildirildiği tespit edilmiştir.
Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin demonstrasyonun birinci aşamasını başarı ile tamamladığını belirten tutanağın 04.08.2021 tarihinde düzenlendiği, sonrasında idarece 25.08.2021 tarihinde yazılan yazıyla demonstrasyonun ikinci aşamasına yönelik olarak yapılacak veri transferi için 26.08.2021 tarihi saat 14:00’a kadar idarede hazır bulunulması gerektiğinin bildirildiği, 06.09.2021 tarihinde yapılan demonstrasyonun ikinci aşamasında istekli başarılı bulunarak, buna ilişkin tutanağın 06.09.2021 tarihinde düzenlendiği görülmüştür.
Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Teknoritma Yazılım Hizmetleri A.Ş.nin demonstrasyonun birinci aşamasını başarı ile tamamladığını belirten tutanağın 12.08.2021 tarihinde düzenlendiği, sonrasında idarece 26.08.2021 tarihinde yazılan yazıyla demonstrasyonun ikinci aşamasına yönelik olarak yapılacak veri transferi için 31.08.2021 tarihi saat 14:00’a kadar idarede hazır bulunulması gerektiğinin bildirildiği, veri transferi sonrası istekli tarafından 08.09.2021 tarihinde yazılan yazıyla “veri tabanı ilişkisel bilgilerin” yer aldığı dokümanın teslim edilen veri içerisinde bulunmadığından veri aktarımında sorunlar yaşandığının belirtildiği ve söz konusu doküman ile buna bağlı olarak ek süre talep edildiği, bunun üzerine idarece 08.09.2021 tarihli yazıyla talep edilen dokümanın istekliye iletildiği ve demonstrasyonun 16.09.2021 tarihinde saat 10:00’da gerçekleştirileceğinin bildirildiği, en nihayetinde demonstrasyonun ikinci aşamasında istekli başarılı bulunarak, buna ilişkin tutanağın 16.09.2021 tarihinde düzenlendiği görülmüştür.
Öte yandan, ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından verilerin teslimi sonrasında 03.09.2021 tarihli yazıyla, teslim edilen dosyalar içerisinde VEM verilerinde hata ve eksiklikler bulunduğu, bu nedenle sağlıklı ve eksiksiz aktarım yapılamadığı hususunun bildirildiği ve ilgili veriler ile buna bağlı ek süre talep edildiği, bu yazının idare kayıtlarına 08.09.2021 tarihinde alındığı tespit edilmiştir.
Bu yazı üzerine ihale komisyonu tarafından düzenlenen tutanakta, demonstrasyonun ikinci aşamasının tamamlanarak tutanağa bağlanmış olması nedeniyle talebin değerlendirmeye alınmadığı belirtilmektedir.
Yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde; demonstrasyonun ikinci aşamasına ilişkin olarak idarenin teslim ettiği verilerde eksiklikler bulunduğu, nitekim bu nedenle ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine ek süre verildiği; ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibine de (isteklinin idareye yazısında belirttiği üzere) eksik ve hatalı veri tesliminde bulunulmasının söz konusu olduğu, ancak istekli tarafından eksik ve hatalı veri teslim edildiği iddia edilmesine rağmen söz konusu isteklinin demonstrasyonun ikinci aşamasını başarıyla tamamladığının idarece tutanak altına alındığı, bu durumun demonstrasyon işlemlerinin sağlıklı şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği hususunda tereddüt oluşturduğu; bu itibarla 4734 sayılı Kanun’un “güvenirliğin sağlanması” temel ilkesi gereğince ihalenin başvuruya konu kısmı bakımından demonstrasyon işlemlerinin, ihale dokümanında öngörüldüğü şekilde, iddia konusu hususlar da özellikle dikkate alınarak yeniden yapılması gerektiği anlaşılmıştır.
4734 sayılı Kanun’un “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.
İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükümleri,
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “ İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları ” başlıklı 19’uncu maddesinin dördüncü fıkrasında “İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.” hükmü,
Teknik Şartname’nin 6.4.11’inci maddesinde “…Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.” düzenlemesi bulunmaktadır.
İhale komisyonunun biri başkan, dördü işin uzmanı üye, biri mali üye, biri üye olmak üzere toplam 7 kişiden oluşturulduğu, aynı sayıda yedek üyelerin de belirlendiği tespit edilmiştir.
İhale komisyonu kararında uzman üye olarak belirlenmiş olan kişilerin altında hastane müdürü, programcı, bilgisayar mühendisi/bilişim uzmanı, hastane müdür yardımcısı sıfatlarının bulunduğu görülmüştür.
Yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde; idarece mevzuata uygun şekilde ihale komisyonunun oluşturulduğu; kamu ihale mevzuatında işin uzmanı olarak belirlenen üyelerin HBYS konusunda sertifika veya ön lisans/lisans diploması sahibi olması gerektiğine yönelik bir düzenleme bulunmadığı; işin uzmanı olarak belirlenen üyelerden ikisinin programcı ve bilgisayar mühendisi/bilişim uzmanı olduğu dikkate alındığında, ihale komisyonunun teknik değerlendirme için yetersiz olduğu tespitinin yapılamayacağı; kaldı ki idarece demonstrasyon işlemlerine ihale komisyonuna yardımcı olabilecek kişilerin de katılmasına olanak tanıyan düzenlemeye Teknik Şartname’de yer verildiği; bu nedenlerle iddianın yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin başvuruya konu kısmına ilişkin demonstrasyon işlemlerinin ihale dokümanında öngörüldüğü şekilde, iddia konusu hususlar da özellikle dikkate alınarak yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.